Intern kontroll

Styrelsens rapport om intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen

Styrelsens rapport över intern kontroll för räkenskapsåret 2015/16

tyrelsen ansvarar enligt Aktiebolagslagen och Svensk kod för Bolagsstyrning för den interna kontrollen. Denna redogörelse har upprättats i enlighet med Årsredovisningslagen och beskriver hur den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen är organiserad. Systemairs styrelse har beslutat att inte ha något särskilt revisionsutskott utan att hela styrelsen fullgör de uppgifterna som normalt åligger revisionsutskottet.

Styrelsen har därmed en väsentlig uppgift i att kvalitetssäkra den finansiella rapporteringen vilket omfattar frågor om internkontroll och efterlevnad av regler, kontroll av rapporterade värden och bedömningar samt övrigt som kan påverka de finansiella rapporternas kvalitet. Den interna kontrollen har som utgångspunkt den struktur som finns i ramverket för intern kontroll, den så kallade COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) modellen.

Kontrollmiljö 

Ett effektivt styrelsearbete är grunden för god intern kontroll. Kontrollmiljön i Systemair kännetecknas av korta avstånd mellan koncernledning och de operativa enheterna. Styrelsen har fastställt ett antal grundläggande dokument för att skapa och vidmakthålla en väl fungerade kontrollmiljö av betydelse för den finansiella rapporteringen. Däribland kan nämnas styrelsens arbetsordning, instruktion för verkställande direktören, finanspolicy och ekonomimanualer. Instruktioner och riktlinjer vad gäller den finansiella rapporteringen upprättas och uppdateras löpande av moderbolagets controllerorganisation.

Styrelsen har redovisnings- och revisionsfrågor som återkommande punkt på agendan vid de fyra styrelsemöten då kvartalsrapporterna behandlas. Uppgiften är att säkerställa att fastlagda principer för den finansiella rapporteringen och att den interna kontrollen efterföljs och vidareutvecklas. Vidare upprätthåller styrelsen löpande kontakt med bolagets revisor.

Riskbedömning 

Systemairs styrelse ansvarar för att väsentliga finansiella risker samt att risker för fel i den finansiella rapporteringen identifieras och hanteras. Beträffande den finansiella rapporteringen bedöms riskerna främst ligga i att materiella fel kan uppkomma i redovisningen av bolagets resultat och ställning. Styrelse samt ledning bedömer löpande rapporteringen från ett riskperspektiv, där jämförelser av resultat- och balansposter mot tidigare rapportering och budget är ett viktigt stöd. Vidare sker fortlöpande riskbedömningar i samband med strategisk planering, budgetering, prognostisering och förvärvsaktiviteter. 

Kontrollaktiviteter 

Väsentliga instruktioner och riktlinjer vad gäller den finansiella rapporteringen upprättas och uppdateras löpande av koncernens centrala controllerorganisation och finns lätt åtkomliga på koncernens intranät.

Samtliga bolag i koncernen rapporterar fem arbetsdagar efter månadens slut i ett gemensamt koncernkonsoliderings- och rapporteringssystem, vilket bland annat innebär att avvikelser och eventuella fel snabbt kan fångas upp och rättas till.

Koncernen omfattade på bokslutsdagen ett 70-tal dotterbolag som ägs direkt av moderbolaget Systemair AB. Dotterbolagen är juridiska enheter med egna fullständiga resultat- och balansräkningar. Varje enskilt dotterbolag rapporterar månadsvis till moderbolaget där koncernkonsolidering sker.

Centrala controllers har ett direkt uppföljningsansvar för ett antal bolag, som de löpande följer och analyserar. Genomgång av utfall mot planer och mål sker kontinuerligt tillsammans med representanter för dotterbolagen, business boards och koncernledningen.

Koncernen har för flertalet dotterbolag ett gemensamt helintegrerat affärssystem som innebär ett mycket effektivt verktyg för styrning, kontroll och uppföljning. För större beslut såsom vid förvärv, investeringar och väsentligare avtal så finns tydliga beslutsordningar och beslutsprocesser.

Varje enhet besöks också regelbundet av representanter från business boards och koncernledningen varvid den interna kontrollen och finansiella rapporteringen utvärderas löpande.

Information och kommunikation

Verkställande Direktör tillsammans med CFO ansvarar för att all information som publiceras externt, som till exempel kvartalsrapporter, pressmeddelanden och presentationsmaterial i samband med analytikermöten, är korrekta och av god kvalitet. Bolagets revisor har bland annat till uppgift att granska redovisningsfrågor som är väsentliga för den finansiella rapporteringen samt redovisa sina iakttagelser för styrelsen.

Styrelsen erhåller månadsvis ett rapportpaket som bland annat omfattar fullständiga bokslut för varje dotterbolag samt konsoliderat för koncernen. Vidare ingår ett antal nyckeltal och jämförande parametrar, där periodens utfall ställs mot budget och utfall föregående år.

Styrelsens arbetsordning reglerar vilka rapporter och vilken information av finansiell karaktär som löpande och till varje styrelsemöte ska presenteras.

För att skapa en medvetenhet hos koncernens medarbetare om policies och manualer finns information tillgänglig för alla berörda på koncernens Intranät. För att säkerställa att den externa informationen blir korrekt och fullständig har styrelsen därtill fastställt en informationspolicy.

Uppföljning

Systemair präglas av enkelhet i den juridiska och operativa strukturen samt av väl fungerande och inarbetade styr- och kontrollsystem. Styrelsen och revisionsutskottet samt koncernledningen följer upp efterlevnaden av antagna policys och riktlinjer. Vid varje styrelsemöte behandlas bolagets finansiella situation och inför publiceringen av kvartalsrapporter och årsredovisning går styrelsen igenom den finansiella rapporteringen. Koncernledning och business board medlemmar går månadsvis igenom resultatet för varje dotterbolag och diskuterar avvikelser mot plan med respektive dotterbolags verkställande direktör.

I de externa revisorernas uppgift ingår att årligen övervaka den interna kontrollen i koncernföretagen. Revisorerna har löpande kontakt och rapporterar direkt till styrelsen.

Under året har ett antal interna granskningar av dotterbolagen genomförts av controllerorganisationen och med hjälp av bolagets revisorer. Detta arbete följer en standardiserad modell, där bland annat olika betydelsefulla frågeställningar kopplade till interna riktlinjer och policies gås igenom.

Arbetsformerna runt den interna granskningen vidareutvecklas kontinuerligt och en årsplan för granskningsinsatserna finns fastlagd och behandlas av styrelsen.

Intern revision

Systemair har en enkel operativ struktur med goda förutsättningar för intern kontroll. Efterlevnaden av bolagets utarbetade styr- och internkontrollsystem följs regelbundet upp av koncernens controllers. Till detta kommer också business boards och koncernledningens löpande uppföljning. Vidare finns även styrelsens och de externa revisorernas kontroll och uppföljning.

Den löpande dialogen mellan bolaget och de externa revisorerna samt de kontroller som utförs av ovan nämna instanser, bedöms för närvarande vara tillräckliga för att säkerställa att den interna kontrollen håller en god nivå. Styrelsen utvärderar årligen behovet av internrevision och har för närvarande kommit till slutsatsen att en särskild intern granskningsfunktion inte skulle medföra någon väsentlig fördel.

Bedömningen utvärderas löpande och en omprövning sker på nytt under räkenskapsåret 2017/18.

×
×
×
×
×
×
×